Offentlige dokumenter i Norge og Skandinavia – fortsatt mange papirer

Denne artikkelen er en betalt annonse.

Mange skandinaver har noen form for tilhørighet til mer enn ett skandinavisk land, for eksempel gjennom bosetning, arbeidsforhold, studieperioder, familie eller lignende. I noen tilfeller fører det til papirarbeid, selv i 2023 er vi relativt langt unna det papirløse samfunnet.

Særlige krav til offentlige dokumenter

Det kan stilles relativt innfløkte krav til formalia når det gjelder offentlige dokumenter, særlig når det gjelder attester eller bekreftelser som skal oversettes og attesteres på ulike måter. I noen tilfeller kan det være nødvendig med såkalt apostille-stempel og/eller bekreftelse fra notarius publicus. Hvis du for eksempel skal gifte deg i utlandet, kan det være at det stilles krav til attesterte versjoner av vigselattester eller attester fra Folkeregisteret. I den forbindelse kan det være fornuftig å bruke en profesjonell tjeneste som autorisering.no, slik at risikoen for feil er så liten som mulig.

Innad i Skandinavia kan det i relativt mange tilfelle være greit med originalversjoner av for eksempel utskrift av registrerte opplysninger i Folkeregisteret. Legg også merke til at det er mulig å bestille enkelte attester på engelsk direkte fra myndighetene.

Attestering av notarius publicus og apostillestempel

Som hovedregel må et norsk dokument ha apostillestempel for å være gyldig i utlandet, selv om det kan finnes enkelt unntak som nevnt over. Systemet rundt apostille og notarius publicus kan være relativt komplekst, men i stort fungerer det på denne måten:

  • Dokumenter fra private kilder, for eksempel kontrakter, erklæringer eller fullmakter fra privatpersoner eller private selskaper, må attesteres av notarius publicus før de kan få apostillestempel.
  • Kravet til bekreftelse fra notarius publicus gjelder også oversettelser, de fleste dokumenter som er gitt rett kopi og dokumenter fra offentlige foretak.
  • Dokumenter fra for eksempel domstoler, politi, fylkesmannen eller forvaltningsorgan trenger ikke å attesteres av notarius publicus. Fødselsattester, vandelsattester, vigselsattester og utskrift fra grunnboken er noen eksempler.
  • Apostillestempel påføres av Fylkesmannen, og apostille bekrefter underskrift, tittel og stempel på et dokument – ikke selve innholdet i dokumentet.

Dokumenter som er påført apostille er legalisert for bruk i land som er del av den såkalte apostillekonvensjonen.

Digital utveksling av informasjon i fremtiden?

Det er sannsynligvis et godt stykke igjen til det for eksempel vil være mulig å samkjøre informasjon i det norske og svenske folkeregisteret på en effektiv måte. Samtidig vil det alltid finnes et behov for strømlinjeformet utveksling av informasjon mellom de skandinaviske landene, noe som forhåpentligvis vil drive utviklingen fremover.

I mellomtiden er det bare å belage seg på noe papirarbeid.